水利部

关于印发水利工程建设项目档案管理规定的通知

水办〔2021〕200号

部直属各单位，各省、自治区、直辖市水利（水务）厅（局），各计划单列市水利（水务）局，新疆生产建设兵团水利局：

　　《水利工程建设项目档案管理规定》已经水利部部务会议审议通过，现印发给你们，请结合实际认真抓好贯彻执行。

水利部

2021年6月25日

水利工程建设项目档案管理规定

第一章 总则

　　第一条 为了进一步加强水利工程建设项目档案（以下简称项目档案）规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》《政府投资条例》《建设项目档案管理规范》等法律法规和标准规范，结合项目档案管理工作实际，制定本规定。

　　第二条 项目档案是指水利工程建设项目在前期、实施、竣工验收等各阶段过程中形成的，具有保存价值并经过整理归档的文字、图表、音像、实物等形式的水利工程建设项目文件（以下简称项目文件）。

　　第三条 项目档案工作是水利工程建设项目建设管理工作的重要组成部分，应融入建设管理全过程，纳入建设计划、质量保证体系、项目管理程序、合同管理和岗位责任制，与建设管理同步实施，所需费用应列入工程投资。

　　第四条 项目档案应完整、准确、系统、规范和安全，满足水利工程建设项目建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。

　　第五条 涉及国家秘密的项目档案管理工作，必须严格执行国家和水利工作中有关保密法律法规和规定。

　　第六条 各级水行政主管部门、流域管理机构应按照管理权限和职责范围，会同档案主管部门做好项目档案监督检查和指导工作。

　　第七条 本规定适用于大中型水利工程建设项目（含1、2、3级堤防工程，包括新建、扩建、改建、除险加固等项目）的档案管理活动。其他水利工程建设项目可参照执行。

第二章 组织机构及职责任务

　　第八条 项目法人对项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准；业务上接受档案主管部门和上级主管部门的监督检查和指导。主要履行以下职责任务：

　　（一）明确档案工作的分管领导，设立或明确与工程建设管理相适应的档案管理机构；建立档案管理机构牵头，工程建设管理相关部门和参建单位参与、权责清晰的项目档案管理工作网络。

　　（二）制定项目文件管理和档案管理相关制度，包括档案管理办法、档案分类大纲及方案、项目文件归档范围和档案保管期限表、档案整编细则等。

　　（三）在招标文件中明确项目文件管理要求。与参建单位签订合同、协议时，应设立专门章节或条款，明确项目文件管理责任，包括文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的检查、审查责任。

　　（四）建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成与收集、整理与归档等情况进行考核。对参建单位进行合同履约考核时，应对项目文件管理条款的履约情况做出评价；在合同款完工结算、支付审批时，应审查项目文件归档情况，并将项目文件是否按要求管理和归档作为合同款支付前提条件。应将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设，统筹规划、同步实施。

　　（五）对档案主管部门和上级主管部门在项目档案监督检查工作中发现的问题及时整改落实，对检查发现的档案安全隐患应及时采取补救措施予以消除。

　　第九条 项目法人与参建单位应配备满足工作需要的档案管理人员，在工程建设期间不得随意更换，确需变动的，必须对其负责的项目文件办理交接手续。

　　档案管理人员应具备档案专业知识和技能，掌握一定的工程管理和水利工程技术专业知识，经过项目档案管理业务培训。

　　第十条 项目法人与参建单位应保障档案工作经费，满足项目文件收集整理归档、档案库房管理、档案信息化建设、档案数字化及服务外包等工作需要。

　　第十一条 项目法人档案管理机构主要履行以下职责任务：

　　（一）组织协调工程建设管理相关部门和参建单位实施项目档案管理相关制度。

　　（二）负责制定项目档案工作方案，对参建单位进行项目文件管理和归档交底。

　　（三）负责监督、指导工程建设管理相关部门及参建单位项目文件的形成、收集、整理和归档工作。

　　（四）组织工程建设管理相关人员和档案管理人员开展档案业务培训。

　　（五）参加工程建设重要会议、重大活动、重要设备开箱验收、专项及阶段性检查和验收。

　　（六）负责审查项目文件归档的完整性和整理的规范性、系统性。

　　（七）负责项目档案的接收、保管、统计、编研、利用和移交等工作。

　　第十二条 项目法人工程建设管理相关部门主要履行以下职责任务：

　　（一）负责对水利工程建设项目技术文件的规范性提出要求。

　　（二）负责对勘察、设计、监理、施工、总承包、检测、供货等单位归档文件的完整性、准确性、有效性和规范性进行审查。

　　（三）负责对本部门形成的项目文件进行收发、登记、积累和收集、整理、归档。

　　第十三条 参建单位主要履行以下职责任务：

　　（一）建立符合项目法人要求且规范的项目文件管理和档案管理制度，报项目法人确认后实施。

　　（二）负责本单位所承担项目文件收集、整理和归档工作，接受项目法人的监督和指导。

　　（三）监理单位负责对所监理项目的归档文件的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性进行审查，形成监理审核报告。

　　第十四条 实行总承包的建设项目，总承包单位应负责组织和协调总承包范围内项目文件的收集、整理和归档工作，履行项目档案管理职责和任务。各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理，提交总承包单位审核，总承包单位应签署审查意见。

第三章 项目文件管理

　　第十五条 项目文件内容必须真实、准确，与工程实际相符；应格式规范、内容准确、文字清晰、页面整洁、编号规范、签字及盖章完备，满足耐久性要求。

　　第十六条 水利工程建设项目重要活动及事件，原始地形地貌，工程形象进度，隐蔽工程，关键节点工序，重要部位，地质、施工及设备缺陷处理，工程质量或安全事故，重要芯样，工程验收等，必须形成照片和音视频文件。

　　第十七条 竣工图是项目档案的重要组成部分，一般由施工单位负责编制，须符合《水利工程建设项目竣工图编制要求》（附件1）。

　　第十八条 项目法人负责组织或委托有资质的单位编制工程总平面图和综合管线竣工图。

　　第十九条 项目文件应在文件办理完毕后及时收集，并实行预立卷制度。工程建设过程中形成的、具有查考利用价值的各种形式和载体的项目文件均应收集齐全，并依据归档范围确定其是否归档。

　　第二十条 项目文件整理应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，按照形成阶段、专业、内容等特征进行分类。

　　项目文件组卷及排列可参照《建设项目档案管理规范》（DA/T 28）;案卷编目、案卷装订、卷盒、表格规格及制成材料应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822）；数码照片文件整理可参照《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50）；录音录像文件整理可参照《录音录像档案管理规范》（DA/T 78）。

第四章 项目文件归档

　　第二十一条 项目法人应按照《水利工程建设项目文件归档范围和档案保管期限表》（附件2），结合水利工程建设项目实际情况，制定本项目文件归档范围和档案保管期限表。

　　第二十二条 归档的项目文件应为原件。因故使用复制件归档时，应加盖复制件提供单位公章或档案证明章,确保与原件一致，并在备考表中备注原件缺失原因。

　　第二十三条 项目法人与参建单位按照职责分工，分别组织对归档文件进行质量审查。对审查发现的问题，各单位应及时整改，合格后方可归档。每个审查环节均应形成记录和整改闭环。

　　（一）施工文件、设备采购制造文件组卷、整理完毕并自查后，依次由监理单位、项目法人工程建设管理部门、项目法人档案管理机构进行审查。

　　（二）信息系统文件组卷、整理完毕并自查后，依次由监理单位、项目法人信息化管理部门、项目法人档案管理机构进行审查。

　　（三）监理文件、总承包文件（实行总承包建设模式的项目）、科研项目文件和第三方检测文件组卷、整理完毕并自查后，依次由项目法人工程建设管理部门、项目法人档案管理机构进行审查。

　　（四）项目法人各部门文件依次由部门负责人、项目法人档案管理机构进行审查。

　　第二十四条 项目文件经规范整理及审查后应及时归档。

　　（一）前期文件在相关工作结束时归档；

　　（二）管理性文件宜按年度归档，同一事由产生的跨年度文件在办结年度归档；

　　（三）施工文件（含竣工图）在项目合同验收后归档，建设周期长的项目可分阶段或按单位工程、分部工程归档；

　　（四）设备制造采购文件在相关工作完成后归档；

　　（五）信息系统开发文件在系统验收后归档；

　　（六）监理文件在监理的项目合同验收后归档；

　　（七）第三方检测文件在检测工作完成后集中归档；

　　（八）科研项目文件在结题验收后归档；

　　（九）生产准备、试运行文件在试运行结束时归档；

　　（十）实行总承包的项目文件在项目合同验收后归档；

　　（十一）各专项验收和竣工验收文件在验收通过后归档。

　　第二十五条 项目法人可根据实际需要，确定项目文件的归档份数，应满足以下要求：

　　（一）项目法人应保存1套完整的项目档案，并根据运行管理单位需要提供必要的项目档案；

　　（二）工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位只保存与其管理部分有关的项目档案；

　　（三）有关项目文件需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存复制件；

　　（四）国家确定的重要江河、湖泊建设的流域控制性工程，跨流域的大型水利工程，流域内跨省级行政区域、涉及省际边界的大型水利工程，项目法人应负责向流域机构档案馆移交1 套完整的工程前期文件、竣工图及竣工验收等相关档案。

第五章 项目档案管理

　　第二十六条 项目法人与参建单位应建设与档案工作任务相适应的、符合规范要求的档案库房，配备必要的档案装具和设施设备。应建立档案库房管理制度，采取相应措施做好防火、防盗、防水、防潮、防有害生物等防护工作，确保档案实体安全和信息安全。

　　第二十七条 项目法人档案管理机构应建立项目档案管理卷，对项目建设过程中形成的能够说明档案管理情况的有关材料组成专门案卷，包括项目概况、管理办法、分类方案、整理细则、归档范围和保管期限表、标段划分、参建单位归档情况、档案收集整理情况、交接清册等。

　　第二十八条 项目法人档案管理机构应依据保管期限表对项目档案进行价值鉴定，确定其保管期限，同一卷内有不同保管期限的文件时，该卷保管期限应从长。

　　项目档案保管期限分为永久、30年和10年。

　　第二十九条 项目法人应建立档案利用制度，对档案利用范围、对象、审批程序等作出规定，涉密档案的借阅利用应严格按照保密管理规定执行。

　　第三十条 项目法人档案管理机构应对项目档案接收、保管、利用等情况进行统计并建立台账。按时向上级主管部门报送《水利工程建设项目档案管理情况表》（附件3）。

第六章 项目电子文件和电子档案管理

　　第三十一条 项目法人应根据项目文件归档范围，结合工程建设实际情况，确定项目电子文件归档范围。项目电子文件形成部门负责电子文件的归档工作，项目法人档案管理机构负责项目电子文件归档的指导、协调和电子档案接收、保管、利用等工作。

　　第三十二条 项目电子文件在办理完毕后，应按照归档要求及时收集完整；项目电子文件整理应按照档案分类方案分别组成多层级文件信息包，文件信息包应包含项目电子文件及过程信息、版本信息、背景信息等元数据。

　　第三十三条 项目电子文件完成整理后，由形成部门负责对文件信息包进行鉴定和检测，包括内容是否齐全完整、格式是否符合要求、与纸质或其他载体文件内容的一致性等；项目法人档案管理机构在接收电子文件归档时，应进行真实性、可靠性、完整性、可用性检验，检验合格后，办理交接手续。

　　第三十四条 项目法人应按照国家有关规定及《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894）等标准规范开展电子文件归档与电子档案管理工作，完善管理制度，配备软硬件设施，建立电子档案管理系统。电子档案管理系统应当功能完善、适度前瞻，满足电子档案管理要求。

　　第三十五条 项目法人应开展纸质载体档案数字化工作，档案扫描、图像处理和存储、目录建库、数据挂接等工作应符合《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31）有关规定，数字化范围根据工程建设实际情况并参照《建设项目档案管理规范》（DA/T 28）有关规定确定。委托第三方进行数字化加工时，委托单位应与数字化加工单位签订保密协议，确保档案信息安全。

第七章 档案验收与移交

　　第三十六条 项目档案验收是水利工程建设项目竣工验收的重要内容，大中型水利工程建设项目在竣工验收前要进行档案专项验收，其他水利工程建设项目档案验收应与竣工验收同步进行。

　　第三十七条 项目档案专项验收一般由水行政主管部门主持，会同档案主管部门开展验收。地方对项目档案专项验收有相关规定的从其规定。

　　档案专项验收前，验收主持单位或其委托的单位应根据实际情况开展验收前检查评估工作，落实验收条件是否具备，针对检查发现的问题提出整改要求，问题整改完成后方可组织验收。

　　第三十八条 项目法人在项目档案专项验收前，应组织参建单位对项目文件的收集、整理、归档与档案保管、利用等进行自检，并形成档案自检报告。自检达到验收标准后，向验收主持单位提出档案专项验收申请。

　　自检报告应包括：工程概况，档案管理情况，项目文件的收集、整理、归档与档案保管、利用等情况，竣工图的编制与整理情况，档案自检工作的组织情况，对自检或以往阶段验收发现问题的整改情况，档案完整性、准确性、系统性、规范性和安全性的自我评价等内容。

　　第三十九条 监理单位在项目档案专项验收前，应组织对所监理项目档案整理情况进行审核，并形成专项审核报告。

　　专项审核报告应包括：工程概况，监理单位履行审核责任的组织情况，审核所监理项目档案（含监理和施工）的范围、数量及竣工图编制质量情况，审核中发现的主要问题及整改情况，对档案整理质量的综合评价，以及审核结果等内容。

　　第四十条 项目档案专项验收按照水利部《水利工程建设项目档案验收管理办法》执行。凡是档案内容与质量达不到要求的水利工程建设项目，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过竣工验收。

　　第四十一条 参建单位应在所承担项目合同验收后3个月内向项目法人办理档案移交，并配合项目法人完成项目档案专项验收相关工作；项目法人应在水利工程建设项目竣工验收后半年内向运行管理单位及其他有关单位办理档案移交。

　　项目档案移交时，应填写《水利工程建设项目档案交接单》（附件4），编制档案交接清册，包括档案移交的内容、数量、图纸张数等，经双方清点无误后办理交接手续。

　　第四十二条 停、缓建的水利工程建设项目，项目档案由项目法人负责保存。项目法人撤销的，应向项目主管部门或有关档案机构办理档案移交。

第八章 附则

　　第四十三条 水利工程建设项目涉及征地补偿和移民安置工作形成的档案，按照《水利水电工程移民档案管理办法》（档发〔2012〕4号）执行。

　　第四十四条 本规定由水利部办公厅负责解释。

　　第四十五条 本规定自印发之日起施行，原《水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2005〕480号）同时废止。